Identificar
en el rótulo o marbete el nombre del expediente objeto de organización. El
nombre dado a la carpeta debe indicar de forma clara y en letra imprenta, la
serie y subserie documental, la especificación del contenido y el año de
apertura del expediente que debe obedecer a la fecha del tipo documental que
dio origen al expediente.
Al
interior de cada carpeta o expediente, los tipos documentales (piezas
documentales) se ordenan cronológicamente y en orden descendente (del documento
más antiguo, arriba, al más reciente), siguiendo el orden natural en el que se efectuó
el trámite, cumpliendo el Principio Archivístico de Orden Original.
Una carpeta
convencional de aletas sin gancho legador plástico debe contener máximo 150
folios. Si el expediente es mayor a este número se dividirá en el número de
carpetas que sea necesario y a cada una se le asignará el consecutivo que
corresponda, por ejemplo, 1 de 2, 2 de 2. Si la carpeta tiene tapas
independientes y gancho legador plástico, puede contener un número mayor de
folios acorde con la capacidad del sujetador garantizando su adherencia y
adecuada conservación y manipulación.
El
primer orden entre unidades documentales o carpetas en cada serie y subserie
será cronológico (por años).
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