ARCHIVO DE GESTIÓN

PASOS PARA ORGANIZAR UN ARCHIVO DE GESTIÓN

Paso 1   CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Seleccionar y clasificar los documentos en:

-DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Para los documentos de archivo.

-DOCUMENTOS DE APOYO

Para los documentos de apoyo

¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO?

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es un Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE APOYO?

Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002).

PASO 2       

 Elaboración de Separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

Separador de Series

Separador de Subseries 

Paso 3   

Clasificación Documental Series y Subseries

Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.

PASO 4

 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Paso 5

 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)

Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:

-Código de la Oficina

-Código de la Serie

-Código de la Subserie

Nombre del Expediente

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.