Archivo Histórico

Archivo Histórico

Es la tercera fase del Sistema, allí los documentos, luego de su selección y valoración, se preservan para la investigación, la extensión y la formación. Conservan su integridad, su orden de producción natural y de procedencia. En virtud del principio de des-centralización cada Sede custodiará sus archivos documentales históricos a través de su unidad de archivo, los cuales forman parte del Fondo Universidad Nacional de Colombia y del Archivo General de la misma.

FUNCIONES DEL ARCHIVO

*  Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.

*  Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.

*  Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.

*  Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.

* Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

* Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice la conservación integra en el tiempo.

*  Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.

*Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso básico de información, al servicio de:

La administración que emite los documentos.

Los ciudadanos.

La investigación y la difusión cultural.

DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO-BIBLIOTECA-CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

* En un fondo de archivo hay un conjunto de documentos procedentes de la actividad de una persona física o moral o de un organismo, cuya reunión es fruto de un proceso natural en el que el productor genera y conserva esos fondos de forma progresiva y constante.

*  La colección de biblioteca es el resultado de resumir documentos creados como fruto del saber y destinados a su difusión.

* La función primordial de las bibliotecas es poner medios de información a la disposición de los usuarios.

* También lo es de los archivos, con una diferencia fundamental: los documentos tienen un valor probatorio de carácter jurídico-administrativo en un periodo determinado de su vida, durante el cual no son libremente accesibles.

*  El expediente de un archivo es un conjunto de piezas que tratan de un mismo asunto o materia, pero no lo elabora el archivo sino el servicio correspondiente. Cada documento es indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento aislado por sí mismo.

*  El expediente de archivo comporta una noción funcional y probatoria, da fe. Será transmitido desde la oficina al archivo directamente, sin alteración alguna desde el exterior.

*  El dossier de documentación, tiende a reunir todas las informaciones posibles procedentes de fuentes más diversas, sobre una cuestión determinada. Su finalidad consiste en poder responder rápida y eficazmente a las demandas informativas al igual que el del archivo, pero no aporta pruebas.

LAS ETAPAS DEL ARCHIVO

Un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en función del ciclo de vida de los documentos:

* Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es mas conocido como archivo de oficina. La documentación permanece en esta fase 5 años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez mas cortos y porque cada vez es mayor la documentación que se acumula en las oficinas.

* Archivo administrativo: Sólo las grandes organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien acoge esta y las demás etapas. Las oficinas remiten la documentación al archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase la documentación esta bajo responsabilidad del archivero. Tras quince años de antigüedad los documentos pasan a la siguiente fase.

*  Archivo intermedio: La documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad permanecen en el archivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente.

 * Archivo histórico: A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.