ARCHIVO DE GESTIÓN

PASOS PARA ORGANIZAR UN ARCHIVO DE GESTIÓN

Paso 1   CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Seleccionar y clasificar los documentos en:

-DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Para los documentos de archivo.

-DOCUMENTOS DE APOYO

Para los documentos de apoyo

¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO?

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es un Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE APOYO?

Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002).

PASO 2       

 Elaboración de Separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

Separador de Series

Separador de Subseries 

Paso 3   

Clasificación Documental Series y Subseries

Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.

PASO 4

 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Paso 5

 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)

Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:

-Código de la Oficina

-Código de la Serie

-Código de la Subserie

Nombre del Expediente

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.

GLOSARIO

Conceptos Básicos Sobre La Gestión Documental.

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: En Archivología, toda acción que genera documentos se entiende por actividad. También se denomina actividad  al transcurso de tiempo durante el cual se realiza una operación.

ADULTERACIÓN: Derivados de adulterar, dé significado deducible. Cambio o modificación dolosa del contenido o forma de un documento o producto.

AGN: Archivo General De La Nación

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Grupo, conjunto o reunión de cosas. Se aplica particularmente a un conjunto  de documentos que se asocian con un propósito o por características comunes.

ARCHIVERO: Es la persona que tiene a cargo un archivo o sirve como técnico en el efectúa los estudios teórico prácticos sobre el manejo, cuidado y ordenamiento de archivos y documentos ha recibido el correspondiente título profesional.

ARCHIVISTICA: Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las colecciones y documentos que ahí se conservan.

ARCHIVO: Lugar en que se guardan documentos.

ARCHIVO CENTRAL: Lugar donde se conservan expedientes de asuntos terminados, o piezas de archivos que concentran los archivos de trámite.

ARCHIVO DE GESTION: También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de éstos.

ARCHIVO HISTÓRICO. Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público, que por su contenido o naturaleza se deban incluir en archivos históricos.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ARCHIVÓLOGO: Es la persona que cultiva la disciplina y contribuye con estudios especializados a su progreso doctrinario.

BULA: Documento imperativo y dispositivo.

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: Son centros especializados creados con el propósito de recopilar datos, producir información y ponerla  al alcance de todas aquellas instituciones  que lo requieran.

 CICLO VITAL: conjunto de periodos  importantes, que transcurren desde la elaboración de un documento, hasta que transcurre la vida útil del mismo.

Bienvenidos

Hola bienvenidos a mi Blogger aquí encontras todo lo relacionado con la gestión documental como conceptos básicos en estos tenemos que es un folio, foliación, digitación, micro filmación y otros más; también     tabla de retenciones, archivos de gestión, archivo central, archivos históricos, leyes, normatividad.

En este vídeo podrás ver cómo organizar un documento y lo que hay que hacer paso por paso.